Integracja z MS Excel

Dodatek GoNet CRM Excel AddIn dokłada do Excela własną zakładkę, z której pobiera się dane wprost z bazy GoNet CRM — i zapisuje zmiany z powrotem. Bez eksportu do pliku, bez kopiowania i bez przeklejania.

Co pobierzesz do arkusza

• faktury oraz ich pozycje,
• zamówienia oraz ich pozycje,
• kontrahentów, osoby kontaktowe i operatorów,
• towary wraz z kartotekami,
• projekty i związane z nimi dane,
• dokumenty z Krajowego Systemu e-Faktur — sprzedaż, zakup i dokumenty pozostałe,
• słowniki systemu,
• i wiele, wiele innych zestawień — lista rośnie z każdą wersją dodatku.

Dane trafiają do komórek w formacie natywnym — liczby pozostają liczbami, a daty datami, więc od razu nadają się do obliczeń, filtrów i tabel przestawnych. Kolumny zachowują formatowanie, nagłówki dają się zamrozić, a zestawienie może przekraczać 65 tysięcy wierszy.

Gotowe analizy jednym kliknięciem

• zmiana sprzedaży w czasie,
• analiza Pareto — dla kontrahentów, towarów i pracowników,
• analiza zamówień oraz analiza korespondencji,
• konwersja kontrahentów i konwersja aktywności,
• wykrywanie braku aktywności, czyli klientów, o których zaczęło się zapominać.

Zestawienia pisane pod konkretną firmę

Najciekawsze zaczyna się tam, gdzie kończą się zestawienia standardowe. Do dodatku dopisujemy zestawienia przygotowane pod jedną firmę — dokładnie w takim układzie kolumn, z takimi wyliczeniami i pod taki obieg dokumentów, jakiego wymaga praca w tej firmie. Działa to w obie strony: zestawienie może dane wyciągać z systemu, ale może też zapisywać do niego to, co powstało w arkuszu.

Przykłady zastosowań z wdrożeń:

• Import cennika od dostawcy — arkusz przysłany mailem wczytuje się do kartotek towarowych razem z cenami, indeksami i stawkami, bez ręcznego przepisywania.
• Masowa zmiana cen i rabatów — całą grupę towarów przelicza się w arkuszu, sprawdza wynik na spokojnie i dopiero wtedy zapisuje do bazy.
• Zestawienie sprzedaży w układzie narzuconym z zewnątrz — takim, jakiego wymaga centrala, producent albo sieć handlowa; gotowy plik powstaje jednym kliknięciem zamiast być co miesiąc składany ręcznie.
• Rozliczenie prowizji handlowców — z własnymi progami, wyłączeniami i regułami naliczania, wyliczone na danych z systemu.
• Arkusz inwentaryzacyjny — stany pobierane do arkusza, spis uzupełniany w terenie, różnice wracają do systemu.
• Wczytywanie zamówień z plików klientów — stały format arkusza, który przysyła odbiorca, zamienia się w zamówienie w GoNet CRM.
• Zestawienia dla księgowości i na potrzeby przetargów — dane z kilku rejestrów zebrane w jeden arkusz, z układem uzgodnionym z odbiorcą dokumentu.

Takie zestawienie powstaje raz, a potem jest już pozycją w menu dodatku — uruchamianą przez pracownika bez wiedzy technicznej, zawsze tak samo i zawsze na aktualnych danych. Koszt to zwykle kilka godzin pracy, a oszczędza dzień roboczy w każdym miesiącu.

Zapis z powrotem do bazy

Dodatek nie służy wyłącznie do odczytu. Przygotowane w arkuszu dane można zapisać z powrotem do systemu — zarówno aktualizując istniejące rekordy, jak i dodając nowe. Arkusz staje się wtedy wygodnym narzędziem masowej aktualizacji: poprawienie kilkuset pozycji w kartotece zajmuje chwilę zamiast całego dnia klikania po formatkach.

Zakres danych zapisywanych z arkusza ustalamy przy wdrożeniu — dobieramy go do tego, co w danej firmie rzeczywiście trzeba aktualizować masowo, i obejmujemy kontrolą poprawności, żeby do bazy nie trafiły przypadkowe wartości.

Uprawnienia obowiązują tak samo jak w programie

Do dodatku logujesz się swoim kontem z GoNet CRM. Widzisz dokładnie te dane, do których masz dostęp w systemie — kolumny wrażliwe, takie jak cena zakupu, pokazują się wyłącznie uprawnionym. Arkusz nie jest więc obejściem uprawnień, tylko ich przedłużeniem.

Wymagania

Excel	wersja 2016 lub nowsza, instalowana lokalnie — wersja przeglądarkowa nie obsługuje dodatków tego typu
Licencja	moduł licencjonowany osobno, niezależnie od licencji GoNet CRM
Uruchomienie	moduł integracji wybiera się podczas logowania do systemu

Nowe wersje instaluje się wbudowanym aktualizatorem — jednym kliknięciem z poziomu samego dodatku, bez szukania plików i bez pomocy informatyka.

Chcesz zobaczyć, jak to działa na Twoich danych?

Umówimy prezentację i pokażemy dodatek na przykładach z Twojej branży.