Integracja z KSeF

Nie tylko odbierasz faktury z KSeF – widzisz wynik firmy i podejrzane dokumenty. Moduł KSeF pobiera faktury do GoNet CRM, a Pulpit KSeF zamienia je w jeden ekran: sprzedaż, zakup, wynik, VAT, klienci i dostawcy, a do tego kontrola każdej faktury.

Poproś o wersję testową Zobacz, co pokazuje pulpit

Wynik firmy prosto z faktur

KSeF zbiera wszystkie faktury sprzedaży i zakupu. Pulpit liczy z nich to, co najbardziej interesuje właściciela i księgowość:

• Sprzedaż netto i zakup netto – faktury razem z korektami, ze znakiem (korekta na minus zmniejsza sprzedaż, korekta na plus ją zwiększa).
• Wynik na fakturach – sprzedaż minus zakup. To nie jest zysk księgowy, bo KSeF nie zna płac, ZUS-u ani paragonów, ale pokazuje kierunek szybciej niż jakiekolwiek zestawienie.
• VAT do zapłaty (szacunek) – należny minus naliczony z faktur KSeF.
• Porównanie z tym samym okresem rok wcześniej i mały wykres przy każdej liczbie.

Ten sam temat można obejrzeć na pięć sposobów – przełącza się je jednym kliknięciem nad wykresem. Kliknij miniaturę, żeby ją powiększyć.

Strażnik KSeF – podejrzane faktury od razu na liście

KSeF sprawdza, czy faktura ma poprawną budowę. Nie sprawdza, czy jest bezpieczna dla Twojej firmy. Robi to Strażnik KSeF: 18 reguł w trzech poziomach – krytyczne, ostrzeżenia i informacje.

• Komornik albo organ egzekucyjny na fakturze – zapłata dostawcy może nie zwolnić z długu.
• Faktor na fakturze – pieniądze trzeba wysłać faktorowi, a nie dostawcy.
• Błędny NIP nabywcy i brutto różne od netto + VAT – faktura do korekty, zanim trafi do księgowości.
• MPP – zakup od 15 000 zł brutto bez oznaczenia podzielonej płatności.
• Możliwe duplikaty – ta sama kwota od tego samego dostawcy w jednym tygodniu.
• Faktury dzielone – kilka faktur od dostawcy w tygodniu, każda poniżej progu MPP, razem ponad.
• Nowy dostawca i od razu duża kwota – najczęstszy scenariusz wyłudzeń.
• Kwoty nietypowe dla dostawcy, błędny VAT, faktury dosłane po kilku dniach, zaliczki bez rozliczenia, faktury z weekendu, okrągłe kwoty i firmy spoza CRM.

Dodatkowo pulpit robi analizę Benforda – technikę, której używają audytorzy. W naturalnych kwotach cyfra „1” stoi na początku w ok. 30% przypadków. Gdy rozkład w zakupach wyraźnie odbiega od wzorca, warto przyjrzeć się kwotom bliżej.

Karta dokumentu: faktura i jej kontekst

Kliknięcie w dokument otwiera kartę – bez wychodzenia z pulpitu. Z lewej podgląd faktury, z prawej to, czego nie ma na samej fakturze:

• reguły Strażnika, które ta faktura uruchomiła, z wyjaśnieniem,
• historia z tym kontrahentem z 12 miesięcy: ile faktur, średnia kwota i czy ta jest typowa,
• czy kontrahent jest w kartotece CRM – jednym kliknięciem przejście do kartoteki albo do dokumentu w programie.

Klienci i dostawcy po NIP

Pulpit grupuje faktury po NIP-ie, a nie po nazwie. Dzięki temu „ABC Sp. z o.o.” i „ABC spółka z o.o.” to jeden kontrahent, a w rankingu widać, że pod jednym NIP-em jest kilka nazw.

• Ranking klientów i dostawców – kwota, zmiana do poprzedniego okresu, liczba korekt.
• Pareto – którzy klienci dają razem 80% sprzedaży i jak bardzo firma zależy od największego.
• Klienci, którzy przestali kupować – kupowali wcześniej, w tym okresie jeszcze nie. Handlowiec od razu wie, do kogo zadzwonić.
• Faktury, które nie przyszły – stały dostawca (prąd, najem, leasing) zwykle już wystawił fakturę, a w tym miesiącu jej nie ma.
• Firmy spoza CRM – kupują od Was albo Wam sprzedają, a nie ma ich w kartotece.

Faktury z KSeF w GoNet CRM

Pod pulpitem pracuje moduł KSeF. Przenosi on dokumenty z Krajowego Systemu e-Faktur do wnętrza GoNet CRM – obok kontrahenta, zamówienia i historii współpracy, czyli tam, gdzie i tak pracujecie na co dzień.

Rejestr KSeF

Synchronizator pobiera faktury z KSeF i umieszcza je w rejestrze, który działa tak samo jak pozostałe rejestry w programie – z wyszukiwaniem, filtrami, grupowaniem i własnym układem kolumn. Przy każdym dokumencie widać:

• datę wystawienia, przyjęcia przez system oraz nadania numeru KSeF,
• etap obiegu dokumentu wraz z datą ewentualnego odrzucenia,
• dane kontrahenta i kwotę brutto,
• numer własny faktury oraz skrót kontrolny dokumentu.

Praca z dokumentem

• Podgląd – bez opuszczania programu i bez logowania do portalu KSeF.
• Wydruk oraz eksport do HTML, PDF i XML. XML to oryginalna postać dokumentu – przydaje się tam, gdzie liczy się plik źródłowy, np. dla księgowości.
• Wysyłka dokumentu do klienta prosto z rejestru.

Obieg i porządek

Dokumenty przechodzą przez etapy obiegu, a te, które nie powinny iść dalej, można odrzucić – z datą i śladem decyzji. Pozycje nieistotne da się ukryć, więc rejestr nie zarasta dokumentami sprzed lat, a nic nie znika bezpowrotnie.

Wiązanie z CRM i uprawnienia

Faktura sama w sobie niewiele mówi. Dopiero obok historii kontaktów, zamówień i zgłoszeń serwisowych tego samego kontrahenta staje się częścią obrazu współpracy. Dostęp do rejestru i pulpitu ustawia się uprawnieniami, tak samo jak w całym systemie: osobno sprzedaż, osobno zakup – faktury bywają danymi wrażliwymi i nie każdy w firmie powinien widzieć wszystkie.

Uruchomienie

Moduł włącza się przy logowaniu do systemu, tak jak pozostałe moduły dodatkowe. Konfigurację dostępu do KSeF ustalamy wspólnie – podpowiemy, co przygotować po stronie firmy.

Poproś o wersję testową

Włączymy moduł KSeF z Pulpitem KSeF na Waszych danych, żeby można było sprawdzić wynik, Strażnika i klientów na prawdziwych fakturach. Zadzwoń albo napisz – pokażemy też, jak wpiąć KSeF w obieg dokumentów, który już u Was działa.