Elektroniczny obieg dokumentów

Współpraca z wieloma firmami powoduje powstawanie dużej ilości dokumentacji. Po pewnym czasie zarządzanie wszystkimi plikami może przysporzyć sporych problemów. Rejestr dokumentów służy ujednoliceniu wzorców dokumentów w obrębie firmy, dzięki czemu wszystkie oferty trafiające do klientów, niezależnie od osoby je przygotowującej, będą miały np. identyczną szatę graficzną.

Twórcy oprogramowania GoNet CRM zadbali o organizację dużej ilości dokumentów. Podstawowa funkcjonalność systemu pozwala między innymi na:

• stworzenie „wirtualnej szafy” z dokumentami do których mają dostęp wszyscy uprawnieni pracownicy (np. cenniki, instrukcje, katalogi)
• zapisywanie plików niezależnie od formatu (np. doc, pdf, xls)
• przypisywanie dokumentów do konkretnego kontrahenta, co ułatwia późniejsze odnajdywanie np. wysłanych ofert
• tworzenie spójnych i atrakcyjnych wizualnie dokumentów na podstawie przygotowanych wcześniej szablonów (np. ofert, zamówień, faktur pro forma)
• określanie czasu ważności poszczególnych plików (np. oferta promocyjna ważna od, do)
• określenie grup uprawnień do poszczególnych dokumentów (różne działy lub poszczególnie pracownicy mogą mieć wgląd np. do dokumentów swojego działu)
• dodawanie i zapisywanie załączników bezpośrednio do/z wiadomości e-mail

Wszystkie procedury zarządzania dokumentami są zgodne ze standardem ISO. Pozwala to firmom, które posiadają certyfikaty ISO na przeniesienie obiegu dokumentów do systemu GoNet CRM. Ogranicza to ilość drukowanych materiałów co bezpośrednio przekłada się na obniżenie kosztów.

Zgodnie z procedurami ISO dostęp do dokumentów jest nadawany za pomocą uprawnień.

Załączniki można także przeglądać z poziomu kartotek kontrahenta i projektu. Znajdziemy tam ogół dokumentów związanych z współpracą z daną firmą, podzielonych wg źródła pochodzenia.